Sejarah istilah 'agency' dapat dilacak kembali ke abad ke-19 ketika Volney B. Palmer membuka agensi pertama di AS.
Dia menyebut bisnisnya sebagai sebuah 'agen' dan pada dasarnya beroperasi sebagai agen media, membeli ruang iklan cetak secara besar-besaran dan menjualnya kepada klien dengan keuntungan di atasnya.
Sejak Era Keemasan periklanan pada tahun 1960-an, agensi pemasaran telah menempuh perjalanan panjang.
Sumber gambar: NCLAC
Mereka telah beradaptasi dan berkembang melalui ledakan internet pada tahun 90-an, ledakan teknologi seluler pada tahun 2000-an, gangguan yang disebabkan oleh pandemi pada tahun 2020, dan sekarang ledakan AI pada tahun 2023.
Catatan samping: lihat artikel hebat kami tentang bagaimana agensi digital terkemuka menggunakan AI dalam optimasi proses bisnis mereka.
Satu hal yang tetap konsisten selama beberapa dekade adalah kebutuhan bagi agensi untuk mengatur tim mereka ke dalam struktur tertentu agar dapat memenuhi kebutuhan klien. Struktur agensi pemasaran merujuk pada bagaimana staf dan tim diorganisir dalam organisasi Anda.
Di SEOptimer, kami berbicara dengan pelanggan agensi kami sepanjang waktu dan kami terpesona dengan bagaimana berbagai agensi mengorganisir diri mereka ke dalam berbagai struktur kerja.
Untuk artikel ini, kami telah melakukan survei pada beberapa agensi digital terkemuka untuk mendapatkan gambaran tentang struktur yang telah mereka terapkan untuk memastikan bahwa tim mereka beroperasi seefisien mungkin.
Kami ingin mengucapkan terima kasih kepada kontributor berikut ini karena telah berbagi wawasan tentang struktur agensi pemasaran yang telah mereka terapkan dalam organisasi mereka:
- Kyle Smendziuk @ WebMarketers, Kanada
- Andy Beohar @ SevenAtoms, Amerika Serikat
- Paul Mario Vratusha @ D Studio Consulting, Inggris Raya
- Daniel Samples @ Nurdit, Amerika Serikat
- Holly Rollins @ 10x Digital, Amerika Serikat
Secara umum, kebanyakan pemilik bisnis tidak terlalu peduli dengan struktur perusahaan mereka. Namun bagi pemilik agensi, ini sebenarnya merupakan elemen yang sangat penting dari bisnis mereka. Alasannya adalah karena kebanyakan pemilik agensi berurusan dengan volume pekerjaan yang besar, sebagai akibatnya, mereka cenderung berada di bawah banyak tekanan dan stres.
Dengan menerapkan struktur agensi, para pendiri agensi dapat merancang bisnis mereka untuk beroperasi seefisien mungkin, dan pada akhirnya, meningkatkan skala mereka untuk menghasilkan lebih banyak uang.
Struktur Agensi Pemasaran yang Tipikal
Struktur Agensi Pemasaran Tradisional
Struktur agensi pemasaran tradisional adalah pendekatan yang telah teruji sepanjang waktu. Agensi periklanan besar telah menggunakan model ini untuk membantu mereka mengelola tim dan untuk memusatkan otoritas, menciptakan aliran pelaporan ke atas.
Semua spesialisasi (SEO, pemasaran media sosial, desain web, dll.) dan operasi bisnis (akuntansi, sumber daya manusia, dll.) dikelompokkan ke dalam tim individu mereka masing-masing.
Jadi struktur agensi pemasaran ini akan menghasilkan tim yang berbeda berdasarkan spesialisasi mereka. Sebagai contoh, tim SEO akan terdiri dari direktur SEO, SEO senior, SEO junior, dll.
Demikian pula, tim media sosial akan terdiri dari kepala pemasaran media sosial, pembeli media senior, manajer media sosial junior, dan lainnya.
Setiap tim, atau divisi, dikelola oleh kepala departemen (misalnya direktur SEO) yang melaporkan kepada manajer umum atau eksekutif lain seperti Chief Operating Officer (COO).
Struktur Agen Pemasaran Pod
Sebagaimana namanya, struktur agensi pemasaran pod membagi organisasi menjadi tim atau “pod” berdasarkan per proyek.
Hal ini menghasilkan tim yang terdiri dari seorang pemimpin proyek atau strategis dan kemudian berbagai individu dari spesialisasi yang berbeda yang dapat menyediakan layanan tersebut.
Sebuah pod dalam agen pasar yang menggunakan struktur ini mungkin terdiri dari anggota-anggota berikut:
- Pemimpin proyek atau manajer akun
- Spesialis SEO
- Spesialis PPC
- Spesialis pemasaran media sosial
- Desainer grafis
- Penulis naskah
Jadi Anda akan memiliki satu "pod" yang melayani semua klien restoran Anda, satu lagi melayani semua klien ecommerce Anda, dan seterusnya.
Dalam struktur agensi pemasaran pod, manajer proyek melaporkan kepada manajer umum, kepala layanan klien, dan lain-lain.
Lebih lanjut, operasi back-office seperti keuangan dan sumber daya manusia dibagi ke dalam pod mereka masing-masing.
Struktur Agen Pemasaran Matrix
Struktur agensi pemasaran matriks hampir mirip dengan struktur tradisional, namun, ini memungkinkan fleksibilitas pembentukan tim lintas-divisi seperti dengan sistem pemasaran pod.
Anda sebenarnya dapat memikirkan struktur agensi pemasaran matriks sebagai gabungan antara struktur agensi tradisional dan struktur agensi pod.
Dalam struktur agensi pemasaran matrix, tim-tim dikelompokkan menurut departemen atau divisi (SEO, PPC, pemasaran email, dll.), namun, mereka memiliki kemampuan untuk membentuk tim lintas-divisi untuk proyek-proyek individu.
Tidak ada struktur agensi pemasaran yang "one size fits all".
Struktur yang Anda pilih pada akhirnya akan bergantung pada ukuran agensi Anda serta jumlah klien yang Anda miliki, tetapi lebih lanjut tentang topik ini nanti.
Juga, ingat bahwa struktur agensi pemasaran tidak permanen, Anda selalu dapat menggabungkan berbagai hal dan mengubah struktur Anda untuk menemukan yang terbaik bagi agensi spesifik Anda.
Struktur Agen Pemasaran vs Bagan Organisasi Agen
Anda mungkin pernah mendengar istilah “diagram organisasi agensi” sebelumnya.
Tapi, apa perbedaan antara struktur agensi pemasaran Anda dibandingkan dengan bagan organisasi agensi?
Baik, secara sederhana, bagan organisasi agensi hanyalah representasi visual dari struktur agensi pemasaran. Bagan organisasi agensi menunjukkan berbagai peran dan tanggung jawab agensi, serta alur pelaporan.
Mengapa Memikirkan Struktur Agen Pemasaran Anda itu Penting?
Memilih struktur agensi pemasaran terbaik memerlukan pertimbangan yang cermat. Dengan demikian, ada beberapa alasan mengapa Anda perlu memikirkan dengan baik dan mempertimbangkan opsi terbaik untuk agensi Anda:
Esensial untuk Penskalaan
Alasan terpenting untuk menerapkan struktur agensi pemasaran adalah karena itu meningkatkan produktivitas secara keseluruhan.
Struktur agensi pemasaran mempermudah proses dan operasi agensi Anda. Dan sebagai hasilnya, pekerjaan dapat diselesaikan lebih cepat dan lebih efisien.
Sebuah agensi yang mampu bekerja secara efisien dapat meningkatkan skala operasinya dengan hanya meniru apa yang sudah berhasil.
Menghilangkan Kebingungan
Ketika ada struktur agensi pemasaran yang jelas didefinisikan, semua anggota staf akan tahu persis kepada siapa mereka harus melapor dan apa peran serta tanggung jawab mereka.
Sumber gambar: Runn
Memudahkan Pelacakan Kemajuan
Ada banyak proses dan hal yang berbeda yang terjadi di sebuah agensi digital, mulai dari layanan klien, hingga penyampaian layanan.
Struktur agensi pemasaran memudahkan manajer dan pemimpin proyek untuk tetap terkini dengan pekerjaan yang relevan bagi mereka tanpa terbebani oleh informasi yang tidak perlu.
Struktur Agen Pemasaran dalam Dunia Kerja Jarak Jauh
Dengan meningkatnya permintaan pekerjaan jarak jauh dan manfaat memiliki tim jarak jauh, hampir semua agensi pemasaran harus menerapkan prosedur dan struktur operasi jarak jauh untuk memastikan bahwa operasi tetap efisien.
Sebenarnya, kerja jarak jauh di sini untuk bertahan. Studi menunjukkan bahwa pada tahun 2025, 36.2 juta orang Amerika akan bekerja secara remote. Ini adalah peningkatan sebanyak 16.8 juta dari sebelum pandemi dimulai.
Mengelola tim remote memiliki tantangannya sendiri. Dan sebagai hasilnya, memilih struktur agensi pemasaran yang efektif untuk agensi remote Anda sangat penting.
Kami bertanya kepada pendiri agensi dan eksekutif pertanyaan berikut ini untuk memahami struktur agensi mereka:
- Struktur agensi pemasaran apa yang Anda gunakan di agensi Anda?
- Bagaimana Anda memastikan bahwa pekerjaan selesai saat mengelola tim remote?
Agensi Sukses Memberitahu Kami Tentang Struktur yang Berhasil Bagi Mereka
Kyle Smendziuk - WebMarketers
Kyle adalah CEO dari WebMarketers, sebuah agensi digital yang beranggotakan 40 orang dan berbasis di Kanada yang terdiri dari karyawan yang bekerja di kantor dan secara remote.
Ia mencatat bahwa meningkatkan skala sebuah agensi dengan sukses memerlukan Anda untuk fokus pada tingkat retensi yang tinggi agar dapat menghindari penjualan baru yang sebanding dengan tingkat kehilangan pelanggan dan menghadapi hambatan pertumbuhan.
“Di ruang digital yang kini jauh lebih kompleks, bisnis semakin bergantung pada tim multidisiplin untuk mengelola upaya pemasaran mereka.
Mempertahankan KPI pada skala yang besar membutuhkan pemilik agensi untuk berinvestasi pada manajemen menengah yang berpengalaman karena pemilik tidak lagi dapat memimpin kampanye dan hubungan untuk semua klien.”
Andy Beohar - SevenAtoms
"Tim kami di SevenAtoms terstruktur berdasarkan area keahlian dan fungsi tertentu.
Setiap anggota memiliki keterampilan yang saling melengkapi yang berkontribusi pada efektivitas tim secara keseluruhan.
Kami mengutamakan kolaborasi dan fleksibilitas, itulah sebabnya kami beroperasi di bawah struktur datar dengan lebih sedikit lapisan manajemen. Ini memungkinkan kami untuk bekerja sama lebih efisien dan beradaptasi dengan kebutuhan dan prioritas yang berubah-ubah."
Untuk memaksimalkan budaya kerja jarak jauh, perusahaan harus menciptakan lingkungan kantor virtual yang meniru pengalaman tatap muka seakurat mungkin.
Ini termasuk menetapkan harapan yang jelas untuk komunikasi dan menentukan saluran untuk waktu respons yang lebih cepat.
Sebagai contoh, pesan instan dapat digunakan untuk permintaan yang sensitif terhadap waktu, panggilan video untuk rapat, dan alat seperti Wrike atau Slack untuk manajemen proyek. Selain itu, sangat penting untuk menetapkan alur kerja yang jelas yang menjelaskan tugas dan aktivitas, memungkinkan anggota tim untuk memahami harapan dan batas waktu.
Dengan menerapkan strategi-strategi ini, agensi dapat memetik manfaat dari tim yang tersebar sambil menjaga produktivitas dan memastikan keberhasilan tenaga kerja mereka yang bekerja dari jarak jauh.
Paul Mario Vratusha - D Studio Consulting
"Tim kami terbagi menjadi lima kelompok, masing-masing dengan tanggung jawab unik mereka sendiri."
Paul mencatat bahwa tim manajemen mereka mengawasi sisi bisnis dan memastikan bahwa segala sesuatu berjalan dengan lancar. Mereka bekerja sama dengan tim lain untuk memastikan bahwa klien menerima layanan berkualitas tinggi.
Tim penjualan berdedikasi untuk menemukan klien baru menggunakan strategi pemasaran inbound. Setelah mereka mengidentifikasi calon pelanggan potensial, mereka bekerja sama dengan para ahli layanan kami untuk membuat penawaran yang disesuaikan yang memenuhi kebutuhan mereka.
Setelah penjualan terjadi, tim onboarding mengambil alih, memastikan bahwa mereka memiliki semua akses yang diperlukan ke saluran iklan, layanan, dan situs web klien. Jika ada aset yang hilang, tim onboarding akan membuatnya untuk klien.
"Para ahli layanan kami sangat spesialisasi di bidang mereka masing-masing dan bekerja sebagai manajer akun serta penyedia layanan. Jika klien memesan beberapa layanan, ahli layanan utama kami mendelegasikan tugas kepada ahli layanan spesialis yang sangat mampu menanganinya."
Tugas-tugas yang memerlukan dukungan tambahan didelegasikan kepada asisten junior, yang berkualifikasi dan bersemangat untuk membantu dalam desain, coding, menulis, dll.
Secara keseluruhan, manfaat dari struktur tim kami melebihi risiko, memungkinkan kami untuk menyediakan layanan berkualitas tinggi."
Untuk benar-benar mengoptimalkan efisiensi dan efektivitas tim remote, agensi harus menggunakan berbagai alat dan strategi.
Check-in dan pertemuan yang dijadwalkan secara teratur berfungsi untuk menyediakan platform dinamis untuk membahas kemajuan, mengidentifikasi dan menyelesaikan masalah, dan yang paling penting, memastikan keselarasan di semua lini.
Selain itu, agensi harus memanfaatkan kekuatan perangkat lunak manajemen proyek untuk melacak tenggat waktu dan mendistribusikan tugas dengan lancar, sekaligus menciptakan lingkungan kerja kolaboratif yang memberdayakan anggota tim untuk berkomunikasi dengan mudah sepanjang hari kerja.
"Di D Studio Consulting, kami sangat berhati-hati untuk menetapkan harapan yang jelas dan tenggat waktu yang realistis untuk setiap proyek, memastikan bahwa anggota tim kami dilengkapi dengan sumber daya yang diperlukan dan dukungan yang diperlukan untuk sepenuhnya merealisasikan tujuan mereka."
Terakhir namun pasti tidak kalah pentingnya, prioritaskan kepercayaan dan komunikasi sebagai komponen integral dari etos organisasi Anda, membangun fondasi hubungan yang kuat dengan setiap anggota tim Anda, bahkan dalam konteks kerja jarak jauh.
Daniel Samples - Nurdit
"Sebagai agensi PPC Amazon, kami menggunakan struktur hibrida yang menggabungkan elemen struktur fungsional dan divisi untuk memaksimalkan efisiensi dan produktivitas."
Kami mengutamakan komunikasi dan kolaborasi dengan menggunakan berbagai saluran komunikasi seperti email, telepon, dan video konferensi. Pemeriksaan rutin dan pertemuan sangat penting untuk memastikan bahwa semua orang berada di halaman yang sama dan untuk menangani masalah atau kekhawatiran dengan segera.
Kami memanfaatkan alat manajemen proyek seperti Trello, Asana, dan Monday.com untuk menyederhanakan alur kerja kami dan menjaga transparansi serta akuntabilitas."
Daniel juga mendorong keseimbangan kerja-hidup yang sehat dengan mendorong anggota timnya untuk mengambil istirahat, memprioritaskan perawatan diri, dan memutus koneksi dari pekerjaan selama jam non-kerja.
"Struktur agensi pemasaran inovatif kami dan pengelolaan tim remote yang efektif memungkinkan kami untuk menyediakan layanan yang luar biasa kepada klien kami.
Kami menugaskan kelompok fungsional untuk akun klien tertentu, memungkinkan layanan yang disesuaikan dan perhatian yang personal. Dengan memprioritaskan kesejahteraan tim kami, kami mampu menumbuhkan budaya kerja yang positif yang mendukung produktivitas, kreativitas, dan kepuasan."
Holly Rollins - 10x Digital
"Di 10x Digital, kami menggunakan kombinasi dari struktur fungsional dan datar."
Dalam struktur fungsional, agensi diorganisir ke dalam berbagai departemen berdasarkan fungsi yang mereka lakukan, seperti SEO, PPC, PR, dan media sosial. Setiap departemen memiliki anggota timnya sendiri yang mengkhususkan diri dalam bidang keahlian mereka masing-masing.
Struktur ini berfungsi dengan baik dalam lingkungan yang terpisah karena setiap tim dapat bekerja secara independen dan berkolaborasi secara virtual saat diperlukan.
Dalam struktur datar, terdapat sedikit lapisan manajemen, dan anggota tim memiliki tingkat tanggung jawab yang tinggi. Struktur ini bekerja dengan baik dalam lingkungan kerja jarak jauh karena memungkinkan fleksibilitas dan kegesitan yang lebih besar dalam merespons kebutuhan klien.
Setiap klien memiliki Manajer Proyek yang mengawasi retainer bulanan, menetapkan pertemuan, membuat tugas untuk anggota tim lainnya, dan melaporkan ke manajemen atas.
Holly juga mencatat bahwa mereka memiliki pertemuan produksi mingguan untuk meninjau setiap klien dan memberikan pembaruan status. Tim di 10x Digital menggunakan perangkat lunak manajemen proyek seperti Trello, Basecamp, dan Workzone untuk mengorganisir proyek dan menugaskan tugas kepada anggota tim yang berbeda.
Cara Menata Agensi Pemasaran Anda
Sebagaimana disebutkan sebelumnya, ada dua faktor utama yang dapat berdampak pada struktur agensi pemasaran yang terbaik untuk organisasi Anda.
Layanan yang Ditawarkan
Layanan yang Anda tawarkan di agensi digital Anda akan memiliki dampak paling signifikan pada struktur agensi Anda.
Sumber gambar: Munro Agency
Agensi yang mengkhususkan diri dalam SEO akan memiliki struktur yang sangat berbeda dibandingkan dengan agensi internasional besar yang menawarkan berbagai layanan pemasaran.
Sebagai contoh, jika agensi Anda hanya menawarkan layanan khusus seperti SEO untuk bisnis lokal, maka mungkin lebih baik untuk menerapkan struktur agensi pemasaran pod di mana Anda memiliki tim yang berbeda untuk proyek yang berbeda.
Jadi Anda akan memiliki tim yang didedikasikan untuk melayani semua klien plumbing Anda, tim lain yang melayani klien kesehatan, dan seterusnya.
Sebuah agensi yang menawarkan berbagai layanan seperti SEO, media sosial, pemasaran konten, dll., kemungkinan akan menggunakan struktur agensi pemasaran tradisional. Dalam praktiknya, Anda akan memiliki tim yang didedikasikan untuk melakukan SEO untuk semua klien Anda dan tim terpisah yang mengelola media sosial untuk semua klien Anda.
Ukuran Agensi Anda
Semakin besar agensi Anda, semakin kompleks struktur Anda akan menjadi.
Sebuah agensi yang terdiri dari beberapa karyawan, freelancer, atau kontraktor kemungkinan akan memerlukan pelaporan dan pengawasan manajemen yang jauh lebih banyak daripada agensi yang lebih kecil.
Sebagai contoh, agensi-agensi kecil cenderung menggunakan struktur agensi pod, sedangkan agensi-agensi besar cenderung menggunakan struktur tradisional atau matriks.
Kesimpulan
Menerapkan struktur agensi pemasaran adalah suatu keharusan jika Anda ingin meningkatkan efisiensi dan produktivitas di agensi Anda.
Jika Anda belum jelas mendefinisikan apa struktur Anda atau jika Anda baru memulai agensi Anda sendiri, pastikan untuk memilih struktur agensi pasar yang paling sesuai dengan kebutuhan unik organisasi Anda.
Apakah agensi Anda telah menerapkan struktur agensi pemasaran yang tidak kami sebutkan dalam artikel ini? Jika iya, kami ingin tahu model apa yang Anda gunakan. Tweet kepada kami @seoptimer.
